Orbit

Présentation

Orbit réunit deux applications reliées par un même compte : le CRM, où vous suivez vos prospects jusqu'à la signature, et le Prospector, qui va chercher de nouveaux prospects et gère la prise de contact sur LinkedIn.

Le parcours type d'un prospect

1. Une mission du Prospector trouve des entreprises ou des décideurs et les qualifie (score de 1 à 10).
2. Les meilleurs profils deviennent des fiches prospects dans le CRM.
3. Orbit envoie le premier contact, puis des relances si le prospect ne répond pas.
4. Vous faites avancer le prospect dans le pipeline : en discussion, devis envoyé, négociation… jusqu'à Client.

Ce qu'il vous faut

• Un navigateur récent (Chrome, Edge, Firefox ou Safari).
• Une application d'authentification sur votre téléphone (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…).
• Votre boîte e-mail professionnelle (Gmail, Outlook / Microsoft 365, OVH ou autre serveur SMTP).
• Pour l'outreach LinkedIn : votre compte LinkedIn et l'agent bureau Orbit installé sur votre ordinateur Windows.

Première connexion et double authentification

Les comptes sont créés par l'administrateur de votre organisation : vous recevez une invitation par e-mail. La connexion combine un mot de passe et un code à 6 chiffres.

Activer votre compte

1. Ouvrez le lien de l'e-mail d'invitation. L'écran Bienvenue sur Orbit s'affiche.
2. Choisissez votre mot de passe : au moins 10 caractères, avec au moins une lettre et un chiffre. Confirmez-le, puis cliquez sur Définir et continuer.
3. Sur l'écran Activer la double authentification, scannez le QR code avec votre application d'authentification (ou saisissez la clé manuelle).
4. Saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application, puis Activer et se connecter.

Vous connecter ensuite

1. Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis Se connecter.
2. Écran Vérification en deux étapes : tapez le code à 6 chiffres de votre application et cliquez sur Vérifier.

Mot de passe oublié

Cliquez sur Mot de passe oublié ?, saisissez votre adresse et Envoyer le lien. Le lien reçu par e-mail ouvre l'écran de choix d'un nouveau mot de passe. Votre double authentification est conservée.

Vous déconnecter

En bas du menu de gauche, sous le nom de votre organisation, votre rôle et votre e-mail : Se déconnecter. Par sécurité, une session expirée vous renvoie automatiquement à l'écran de connexion.

Interface, langues et thème

Le menu du CRM est regroupé en quatre familles. Les entrées affichées dépendent de vos droits.

Changer de langue

Orbit est disponible en français, anglais et espagnol. Choisissez la langue sur l'écran de connexion ou dans Paramètres → Mon compte → Langue. Le choix s'applique immédiatement, est enregistré sur votre profil et vaut aussi pour le Prospector.

Thème clair ou sombre

Le bouton soleil / lune en haut à droite bascule le thème. Dans Paramètres → Mon compte, vous pouvez aussi choisir Comme le système.

Tableau de bord

Le tableau de bord s'ouvre à chaque connexion : un aperçu de votre activité commerciale.

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1. 1Menu regroupé : Pilotage, Prospection, Communication, Administration.
2. 2Indicateurs clés : six chiffres mis à jour en continu.
3. 3Acquisition : nouveaux prospects par semaine (12 ou 6 semaines).
4. 4Pipeline par étape, avec la valeur de chaque étape.
5. 5Badge rouge : relances en échec à traiter.
6. 6Votre compte : organisation, rôle, e-mail et déconnexion.
7. 7Thème clair ou sombre.

Les six indicateurs

Les graphiques

• Acquisition de prospects : les nouveaux prospects par semaine (survolez une barre pour le détail).
• Pipeline par étape : la répartition des opportunités ; le lien Pipeline ouvre le tableau.
• Conversion : signés, en cours et perdus.
• Sources d'acquisition : d'où viennent vos prospects (LinkedIn, référence, site web…).
• Relances à venir : les prochains envois ; Tout voir ouvre le journal des relances.

Pipeline

Chaque colonne est une étape de vente. Glissez une carte d'une colonne à l'autre pour changer son statut.

Les étapes

Prospect → En discussion → Devis envoyé → Négociation → Client, avec deux issues négatives : Refusé et Abandon.

Lire une carte

• Le nom, l'entreprise et la valeur estimée.
• Un badge indique la prochaine relance (« dans 3 j », « imminente ») ou « Automatisation désarmée » si aucune relance ne peut partir (e-mail manquant, par exemple).
• Cliquez sur la carte pour ouvrir la fiche prospect.

Le bouton Nouveau prospect crée une fiche directement depuis le pipeline.

Prospects et fiche prospect

La liste complète de vos prospects, et la fiche détaillée de chacun.

Rechercher, filtrer, exporter

• Rechercher un prospect, une entreprise… filtre instantanément la liste.
• Les menus Tous les statuts, Toutes les sources et Tous les comptes affinent l'affichage.
• Les colonnes : prospect, statut, source, compte d'origine, budget, relance, dernier contact.
• Exporter CSV télécharge la liste pour Excel ou Google Sheets.
• Ajouter un prospect ouvre une fiche vierge : nom et e-mail sont obligatoires.

La fiche prospect

Cliquez sur un prospect : sa fiche s'ouvre en panneau latéral, sans quitter la liste.

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1. 1Automatisation : prochaine relance prévue.
2. 2Actions : Bienvenue, Contact, Relancer, Répondre avec…
3. 3Coordonnées, avec l'état de l'adresse e-mail.
4. 4Enrichissement et notes.
5. 5Éditer la fiche ; la corbeille à droite la supprime.

Les actions de la fiche

Pour supprimer un prospect, utilisez le bouton de suppression de la fiche : il part à la corbeille, récupérable dans Paramètres → Administration.

Relances automatiques

Orbit relance vos prospects à votre place, depuis votre boîte e-mail, avec vos modèles. Le moteur passe toutes les heures.

La séquence

Le journal des relances

Les onglets Toutes, Envoyées, Échecs et En attente classent les envois. Un échec indique sa cause (adresse refusée, boîte déconnectée…) : corrigez la fiche ou reconnectez votre boîte, puis relancez depuis la fiche.

Boîte d'envoi, modèles et réponses types

Tout se règle dans Paramètres, en quatre onglets : Mon compte, Mon envoi, Mes modèles et Administration.

Mon compte

Votre identité, le nom affiché dans « De : » de vos e-mails (ex. « Marie Dupont — Exemple SRL »), le lien de changement de mot de passe ou d'appareil de double authentification, la langue, le thème et vos choix de cookies.

Mon envoi : connecter votre boîte

Vos relances partent de votre adresse, jamais de celle de COTY. Deux méthodes :

• Connexion en un clic (recommandée) — Se connecter avec Microsoft ou Se connecter avec Google : Outlook, Hotmail, Microsoft 365, Gmail, Google Workspace. Aucun mot de passe n'est saisi dans Orbit.
• Serveur SMTP — pour OVH, Brevo, SendGrid ou votre propre domaine : serveur, port (465 ou 587), identifiant et mot de passe, puis Enregistrer et tester.

Une fois la boîte connectée, Envoyer la vérification vous envoie un e-mail neutre pour contrôler que tout fonctionne. L'interrupteur Envoyer automatiquement mes relances active ou suspend la séquence automatique ; désactivé, seuls vos envois manuels partent.

Mes modèles

Un modèle par type de relance (Premier contact, Inactivité, Relance devis, Relance manuelle). Pour chacun :

1. Cliquez sur le type à modifier. Partez d'un exemple avec Partir d'un exemple, ou importez un fichier .html.
2. Rédigez l'objet et le contenu. Insérez des variables : {prenom}, {nom}, {entreprise}, {poste}.
3. Si besoin, créez des variantes par canal d'origine (formulaire du site, LinkedIn, Google Maps…). Sinon, « Toutes les variantes » s'applique partout.
4. Cliquez sur Enregistrer le modèle.

Le bloc Aperçu et test d'envoi montre exactement ce qui partira, avec un prospect réel ou fictif, et permet d'Envoyer le test à votre propre adresse.

Mes réponses types

Des réponses prêtes à l'emploi pour vos échanges (ex. « Merci, voici mes disponibilités »). Créez-les avec Créer une réponse type ; utilisez-les depuis une fiche avec Répondre avec….

Administration

Réservée aux administrateurs : la corbeille et les archives de l'organisation. Restaurer remet une fiche en service ; Supprimer définitivement l'efface avec son historique (irréversible).

Prospector : missions de recherche

Ouvrez le Prospector depuis l'entrée Prospection du menu du CRM. Une mission est une recherche automatisée : Orbit trouve des profils, les qualifie avec l'IA et crée les fiches des meilleurs dans le CRM.

Les trois canaux

Créer une mission

1. Cliquez sur Nouvelle mission.
2. Donnez un libellé (ex. « Plombiers Bruxelles ») et choisissez le canal.
3. Google Maps et LinkedIn : saisissez la requête et la localisation. Leads Finder : les intitulés de poste, pays, secteurs, séniorité, taille d'entreprise et options (e-mail obligatoire, e-mails vérifiés uniquement, téléphone obligatoire).
4. Réglez le quota (nombre de fiches visées) et le seuil de score (1 à 10) : seuls les profils au-dessus du seuil deviennent des fiches.
5. Ajustez si besoin le prompt de qualification (ce que l'IA doit juger), puis Créer la mission.

Lancer et suivre une mission

Lancer démarre la recherche : le journal du run s'affiche en direct (profils trouvés, qualifiés, injectés, doublons écartés). À la fin, la carte de la mission indique le bilan du dernier run.

Une mission dont le quota est atteint passe au statut Quota atteint. Réarmer remet son compteur à zéro pour une nouvelle série.

Prospector : profil LinkedIn manuel

Vous avez repéré un profil intéressant sur LinkedIn ? Collez son adresse : Orbit l'analyse et crée la fiche en un clic.

1. Menu Profil manuel : collez l'URL du profil LinkedIn, puis Analyser.
2. Orbit affiche une description du profil et un avis : la personne a-t-elle besoin de vos services ? Le profil est marqué Pertinent ou Peu pertinent.
3. Cliquez sur Créer la fiche prospect pour l'ajouter au CRM, ou sur Refuser pour l'écarter.

Les profils analysés restent dans les archives manuelles : un profil déjà vu est signalé pour éviter les doublons.

Prospector : outreach LinkedIn et agent bureau

L'outreach LinkedIn envoie les demandes de connexion et le premier message depuis votre propre compte, grâce à un petit agent installé sur votre ordinateur. Vous gardez le contrôle de chaque invitation.

Installer l'agent bureau

1. Dans le CRM, menu Agent : cliquez sur Télécharger l'agent et lancez l'installeur.
2. Cliquez sur Générer un code d'appairage et saisissez ce code dans l'agent (valable quelques minutes, usage unique).
3. Connectez votre compte LinkedIn dans la fenêtre qui s'ouvre. Aucun mot de passe n'est stocké par Orbit.

La file d'outreach

1. Importer du CRM ajoute à la file les prospects qui ont un profil LinkedIn.
2. Cliquez sur Inviter : la demande de connexion part automatiquement depuis votre agent (sans note).
3. Orbit vérifie l'acceptation toutes les 2 heures (ou tout de suite avec Vérifier).
4. Une fois la connexion acceptée, le premier message part après un délai de 5 minutes. Pause arrête le minuteur, Reprendre le relance, Annuler supprime l'envoi automatique. Si vous voyez l'acceptation avant Orbit, cliquez sur Accepté.
5. Ensuite, c'est à vous de jouer : la conversation se poursuit dans LinkedIn.

Vous avez déjà invité la personne directement sur LinkedIn ? Cliquez sur Déjà invité pour que le suivi reprenne la main. Les prospects d'un autre membre de l'équipe sont visibles mais verrouillés (messagerie privée). Réinitialiser remet une fiche « à contacter » pour rejouer tout le parcours.

Paramètres du Prospector

Le menu Paramètres du Prospector affiche le statut des envois (réels ou mode test), les plafonds de votre agent, le modèle du premier message et la langue de l'interface (commune à tout Orbit).

Équipe, rôles et organisation

Chaque organisation a son espace étanche. L'administrateur invite ses collègues et choisit ce que chacun peut faire.

Inviter un utilisateur

1. Menu Utilisateurs : saisissez l'adresse e-mail de la personne, cochez ses droits (Lecture, Édition CRM, Scraping, Admin) et cliquez sur Inviter.
2. Elle reçoit un e-mail d'activation (voir chapitre 2).
3. Pour modifier ses droits plus tard, cochez ou décochez les cases de sa ligne puis Enregistrer. Décochez Actif pour suspendre un compte sans le supprimer ; la croix rouge le supprime définitivement.

Le nombre de comptes dépend de votre abonnement ; il est rappelé en haut de la page.

Organisation

Le menu Organisation, visible du propriétaire de l'espace, résume votre organisation : son nom, son identifiant et ses utilisateurs.

Sécurité et RGPD

• Double authentification obligatoire pour chaque utilisateur.
• Cloisonnement par organisation : la base de données elle-même empêche un client de voir les données d'un autre.
• Droits par utilisateur : chacun ne voit et ne fait que ce que son rôle permet.
• Identifiants d'envoi chiffrés ; la connexion en un clic évite même de confier un mot de passe.
• Hébergement européen des données (Union européenne).
• Envois depuis votre boîte : jamais au nom de COTY.

Questions fréquentes et dépannage

Mes relances ne partent pas.

Vérifiez dans l'ordre : une boîte est connectée (Mon envoi) ; « Envoyer automatiquement mes relances » est activé ; le modèle de la relance existe (Mes modèles) ; l'adresse du prospect est vérifiée (sinon l'automatisation est désarmée).

Le badge « Automatisation désarmée » apparaît sur une carte.

L'e-mail du prospect manque ou n'a pas pu être vérifié. Ouvrez la fiche et corrigez ou confirmez l'adresse.

Mon code de double authentification est refusé.

Vérifiez que l'heure de votre téléphone est automatique, attendez le code suivant et réessayez. En cas de perte du téléphone : Paramètres → Mon compte → Recevoir le lien de changement, ou contactez votre administrateur.

Une relance est en échec.

Ouvrez Relances → Échecs pour lire la cause. Le plus souvent : adresse refusée par le serveur du destinataire, ou boîte déconnectée (reconnectez-la dans Mon envoi).

Ma mission ne trouve rien.

Élargissez la requête ou la localisation, baissez le seuil de score, ou utilisez « Combien de leads ? » (Leads Finder) pour calibrer vos filtres avant de lancer.

L'invitation LinkedIn ne part pas.

Vérifiez que l'agent est en ligne (menu Agent), que la session LinkedIn est « connectée », que le mode test de l'agent est désactivé et que vous êtes dans la fenêtre d'envoi et sous les quotas du jour.

J'ai supprimé un prospect par erreur.

Un administrateur peut le restaurer depuis Paramètres → Administration → Corbeille et archives.

Puis-je exporter mes données ?

Oui : Prospects → Exporter CSV.

Support

Une question, un souci, une idée d'amélioration ? Écrivez-nous :

• E-mail : contact@coty.agency
• Formulaire : coty.agency/contact.html
• Démo en ligne : coty.agency/demo-orbit

Nous répondons sous un jour ouvré. Indiquez le nom de votre organisation, ce que vous faisiez et, si possible, une capture d'écran — sans jamais nous envoyer de mot de passe ni de code de sécurité.